そこで今回はファイルサーバーの整理のコツを解説していきます

ファイルサーバーを利用する社員が協力してデータ整理することで、部署内で共有している情報をもとに、削除すべきフォルダ・ファイルの判断がしやすくなります。削除の判断が保留されることもなく、データ整理の時間短縮や業務効率化にもつながるでしょう。

boxはアクセス権限やログの管理が簡単にできる上、容量は無制限です。ファイルサーバーから高セキュアなクラウドストレージに切り替えることで、全社的な業務効率化が期待できます。ビジネスに最適なファイル共有システムをお求めなら、イッツコムのboxサービスをご利用ください。

ファイルサーバーのアクセス権を厳格に設定して運用することで、セキュリティが強化されます。また同時に使用者が利用できる領域が明確になるので、データの肥大化や分散化の防止に役立ち、適切なデータ管理が行えるようになります。トラブルや非効率化を防ぐために、アクセス権を設定しましょう。

ファイルサーバから他の文書管理システムやクラウドサービスに移行する場合には、必ず最初に全データのアップロードが必要になります。その際に過去のデータまで全部移行するのか、いつより以前のものは従来のシステムで延命を図るのか、といった選択を迫られることになりますが、移行が不要ならば大幅に苦労が減るものです。

例えば、作成した資料を同じプロジェクトのメンバーに確認してもらいたい時、資料ファイルをファイルサーバーに保存し、ファイルへのPATHを添えて確認依頼を出したとします。このとき完成済みの資料を保存するフォルダに保存していないでしょうか。

ファイルサーバーの運用中は、共有すべきファイルを適時追加していきます。保管場所のルールが定まっていなければ、目的のデータがどこにあるか瞬時に分かりません。また、バージョン管理のルールがないと、最新版がどれなのか分かりにくいといった問題も発生するでしょう。

汎用の文書管理システムを10年くらい前に導入したけれど、登録が面倒で利用が定着せずにファイルサーバに回帰するというケースも考えられます。

ファイルサーバーの運用期間が長くなるほど、フォルダやファイルは増えていき、ストレージは圧迫されます。パフォーマンスを維持するために、定期的なデータ整理が大切です。データの保存期間を決めた上で不要なデータは削除し、保存したいデータは別のストレージでアーカイブ化するといった対策が求められます。

ファイルサーバーを利用していて、「欲しい情報を探し出すのに苦労する」というのは本来あってはならないことです。目的のデータを探しやすく、利用しやすくするのがファイルサーバー導入の目的の一つであるはずだからです。他にも、すぐに容量不足になってしまう、セキュリティ面が不安などの問題に頭を悩ませている企業は少なくありません。それらを解決するには、ファイルサーバー内のフォルダとファイルをしっかりと整理した上で、ルールを決めて管理運用することが必要です。そこで今回はファイルサーバーの整理のコツを解説していきます。

ファイルサーバーでデータを共有するにあたり、アクセス権の設定は重要です。 全ての社員のアクセス権をフルコントロールにしておくと、情報漏洩、改ざん、紛失といったリスクは高まります。

ファイルサーバーの管理やデータ整理のルールが設定されれば、当然ながら運用していかなければなりません。その際に、運用のしやすさを考慮した最適なインフラ環境があれば管理負荷は格段に軽減され、ユーザーも含めさらに業務効率化が図れます。

ファイルサーバーでは、ユーザーまたはグループごとに「アクセス権」を設定できます。例えば、「営業部グループのユーザーのみフォルダ・ファイルの閲覧を許可する」「管理職のみ編集が可能」といったアクセス権です。

社内ファイルサーバーのフォルダ構成では個人の癖を排除しなければなりません。

ファイルサーバーの管理目的として３点冒頭でお伝えしました。➀ファイルの検索性向上、➁情報、ストレージ容量、コストのスリム化、そして➂セキュリティ対策です。

ファイルサーバーの運用にあたっては、業務効率化やセキュリティ対策のために、フォルダ構成ルールの設定が不可欠です。しかし、ルールを守らないユーザーがいれば、ファイル共有に問題が生じます。周知を徹底し、定期的なデータ整理をしながら、快適な環境を維持しましょう。