ファイル共有サービスのほとんどは 低コストでの利用が可能

ほとんどのファイル共有サービスでは、ある程度一般化した機能を提供しています。そのためオンプレミスのように環境に合わせたカスタマイズができません。

またマイクロフィルム保存されていた過去の製造ノウハウや製品レシピなどをPDF化して、ファイル共有サービスに集約管理する取り組みも実施しています。

ですが、ファイル共有サービスでは外部のPCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末からアクセスできます。そのため、場所を選ばず目的のファイルにアクセスし、自由に加工や編集できます。

オンラインストレージとファイル共有サービスは、同じ意味と捉えてもほとんど差し支えありません。また、クラウドストレージと呼ばれることもあります。

ファイル転送サービスと混同されがちですが、ファイル転送サービスの利用目的が手軽なファイル送付なのに対し、ファイル共有サービスの主な利用目的は、チーム内でリアルタイムかつセキュアに情報を共有すること。そのため、アクセス権限の設定やファイルの暗号化といった機能が欠かせません。目的によって求められる機能が大きく異なるので、注意が必要です。

ファイル共有サービスは利用するリスクこそあれ、うまく利用すれば業務効率化に大きく役立ちます。クラウド・サービス導入でビジネスが加速されたと考える企業が87％に上った、という調査データもあり、クラウド化はますます加速していくでしょう。

複数人でファイルの同時編集ができるのも、ファイル共有サービスのメリットです。逐一データのやり取りをする必要がなく、編集内容がリアルタイムで反映されるため、作業効率が各段にアップします。

ビジネスでファイル共有サービスを選ぶ際は、無料サービスには注意する必要があります。確かに無料で使えるものもありますが、多くは機能や容量などに制限があるのが普通で、さらにセキュリティ対策という観点からも望ましいとはいえません。ビジネス目的でファイル共有サービスを利用するなら、安さだけでなく機能や容量、セキュリティといった要件を満たすものを選定する方が適しており、業務効率化や安全確保にもつながります。

インターネット事業を展開する「GREE」ではファイル共有サービスの導入により、従来から問題視されてきた「ファイルサーバのストレージ不足問題」を解決しました。

ファイル共有サービスを運用する際は、あらかじめ共有権限を設定しておくのがおすすめです。

しかしNASは、ファイル共有サービスのような豊富な機能はないので、 ファイルの保管をメインとして利用したい場合におすすめです。

個人向けのおすすめファイル共有サービスは、Google DriveとMEGAです。どちらも無料プランがあるため、手軽に始められます。

ログインの手間が少なく、ツール間の連携も容易になります。 業種や規模を問わず、簡単にお使いいただけるファイル共有サービスの一つです。

オンラインのファイル共有サービスのメリット、デメリットについて、主にオンプレミスと比較して解説します。

ファイル共有サービスのほとんどは、低コストでの利用が可能。そして多くが月額での利用、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため、無駄なコストがかかりません。